Organização, controle de resultados e autonomia ajudam a gerenciar equipes a distância

As tentativas de contenção do coronavírus forçaram o mercado a adotar o trabalho remoto, ou home office, para manter as atividades. Segundo a pesquisa Gestão de Pessoas na Crise Covid-19, realizada pela Fundação Instituto de Administração (FIA), 46% das empresas migraram para o modelo durante a pandemia, impondo entre os desafios o gerenciamento dos colaboradores. 

Diante dos decretos que fecharam o comércio e outros ramos de atividade, a JP Tecnologia utilizou um software que, além de gerenciar e monitorar o parque de máquinas e equipamentos dos clientes, controla a produtividade do time de TI. A solução foi contratada três meses antes do início da pandemia, já com foco nos indicadores de produtividade.

Segundo a diretora comercial, Taysa Gomes, atualmente oito colaboradores participam de plantões, fazem atendimentos emergenciais e externos utilizando o software, o que diminuiu o peso do controle antes feito totalmente de forma manual e presencial, além de ligações telefônicas para os técnicos. 

O software funciona assim: os clientes da JP têm um aplicativo para abertura de chamados e os colaboradores têm seu usuário de acesso à plataforma. O sistema direciona o chamado técnico para a ‘mesa’ de atendimento relacionada ao que o cliente precisa. Finalizando o chamado, a central recebe um relatório sobre a tarefa, tempo de execução e catálogo de serviços resolvidos. Os clientes têm acesso ao relatório para avaliar o atendimento. 

Graças à solução, a empresa não precisou parar nenhum dia e identificou pontos de melhorias. “O software nos mostrou, por meio de relatórios, o quanto a equipe estava engajada, além de traçar metas e melhorias em nosso atendimento. Só não trabalhamos hoje 100% remoto, pois nosso atendimento também envolve fases presenciais nas empresas onde prestamos serviço”, diz Taysa.

Com a ajuda de um software contratado meses antes do início da pandemia, a equipe da JP Tecnologia consegue executar boa parte das tarefas de forma remota; na foto a diretora Taysa Gomes

Cultura da produtividade

O consultor empresarial, escritor e palestrante Flavio Fagundes defende que para acompanhar o desempenho do quadro e garantir bons níveis de produtividade no home office, as ferramentas ‘organização’, ‘controle’, ‘gestão e gerência’ e ‘avaliação’ são indispensáveis.

Para organizar uma equipe é preciso conhecer o perfil de cada colaborador, tendo detalhadas faixa etária, formação, habilidades e características comportamentais. “Não há como criar uma rota de produtividade com informações incompletas. O gestor tem que conhecer os profissionais para saber o que pode exigir de cada um”, explica Fagundes.

De acordo com o consultor, o controle do trabalho remoto pode se apoiar em autonomia aos colaboradores para o desempenho de tarefas, focando no resultado final. Nesse tipo de gestão menos centralizadora, o gestor passa a ter mais papel de líder do que de chefe. Basta orientar os colaboradores com clareza sobre as entregas, as metas e as expectativas, que o testemunho ocular da jornada se torna dispensável. 

Para Fagundes, é possível implantar softwares de controle, planilhas de desempenho e estabelecer relatórios, mas é inviável vigiar as pessoas. O gestor precisa ter em mente que em casa as pessoas podem ter interferências dos filhos, cônjuge e outras. “O mercado brasileiro tem a prática de hora cumprida de trabalho. É preciso deixar a cultura da fiscalização de lado e inserir a cultura da produtividade. Não importa como o colaborador vai se organizar durante o dia para cumprir a tarefa, desde que atenda aos prazos e critérios de qualidade”, diz. Ele acrescenta que para a equipe se sentir estimulada, na cultura da produtividade as empresas devem lançar desafios e reconhecer por resultado, tendo objetivos bem estabelecidos. 

A avaliação basicamente deve ser feita segundo critérios previstos para as entregas, como prazo e padrão de qualidade. Mas os resultados positivos, pondera o consultor, dependem também da gerência dos recursos. As tarefas precisam ser delegadas conforme o perfil dos colaboradores, para que as avaliações não sejam injustas. Também é preciso pensar no ambiente de produtividade – orientação e oferta de ferramentas para reduzir os ruídos comuns do home office são atribuições da gestão. “É preciso gerir por recursos e não somente por necessidade de atender demandas. A falta de gerência destrói a produtividade”, frisa. 

Segundo Fagundes, cerca de 80% dos gestores não conhecem as áreas de competência que um líder precisa ter, por isso, recomenda a capacitação, além de atenção às mudanças de direção, já que o futuro do mercado ainda é nebuloso. Para ele, se não houver controle, processos e informações, torna-se mais difícil gerir uma equipe, principalmente se o trabalho for realizado a distância. “Ninguém conduz um veículo às cegas.”

Flavio Fagundes, consultor: “é preciso deixar a cultura da fiscalização de lado e inserir a cultura da produtividade”

Desafio

Em boa parte das empresas foi mais desafiador comandar as equipes, pois não havia planejamento para migrar para o trabalho remoto. Na Tradição Corretora de Seguros e Consórcios, seis dos dez colaboradores trabalharam em casa entre 30 e 60 dias antes de retornar ao presencial e precisaram se adaptar enquanto descobriam o novo modelo.

O corretor e sócio José Rodrigues diz que foi preciso superar dificuldades tanto de estrutura de trabalho quanto de gestão. “Nem todos tinham espaço apropriado para o home office, nem internet compatível às necessidades. Também foi mais difícil transmitir as tarefas, principalmente com demandas de serviços imprevistas, dado o tempo que se leva para delegar por WhatApp, e-mail, telefone e Trello, ferramenta organizadora de tarefas”, conta.

Rodrigues mediu a produtividade, conforme as tarefas e resultados. De acordo ele, os resultados variaram de acordo com o perfil e função de cada colaborador. Alguns não se sentiram bem trabalhando a distância, outros gostaram, mas não se adaptaram, enquanto uma parte acabou perdendo o foco no trabalho, por isso foi preciso redobrar a atenção.

Apesar dos desafios, Rodrigues pretende avaliar a implantação definitiva do home office no futuro próximo, seguindo uma tendência – conforme pesquisa da Fundação Getúlio Vargas (FGV), o modelo deve registrar crescimento de 30% depois que a pandemia for controlada.

Ele ressalta que o serviço da corretora é favorecido pelo trabalho remoto, já que o atendimento da maior parte dos clientes é online. Além disso, leva em conta a economia de tempo e dinheiro ao dispensar o deslocamento.

No planejamento para a adoção do home office, o empresário utilizará os aprendizados dessa experiência. “Temos que levar em consideração três fatores predominantes: atividade da empresa, estrutura na casa do colaborador e perfil do colaborador, tendo em vista que os funcionários não foram contratados para o trabalho em formato home office”, diz.

“Temos que levar em consideração três fatores: atividade da empresa, estrutura na casa do colaborador e perfil do colaborador”, comenta José Rodrigues, da Tradição Corretora, sobre o home office